A regra é que o agente de tratamento indique um encarregado de dados, que é a pessoa nomeada para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Essa pessoa pode ser um empregado da empresa, desde que tenha conhecimento e disponibilidade funcional para realizar as atribuições legais do encargo, ou, pode ser uma pessoa física ou jurídica terceirizada que preste esse serviço.
A exceção a essa regra são as pessoas e organizações que se enquadrem como agente de tratamento de pequeno porte, de acordo com alguns parâmetros definidos pela ANPD. Esses agentes estão dispensados de ter encarregado de dados mas, ainda assim, estão obrigados a manter um canal de comunicação com os titulares e a Autoridade.